Datenschutzhinweise für die Jahrestagung Archäometrie und Denkmalpflege 2021

Vortrags- und Posterbeiträge

Wir möchten Sie nachfolgend über die Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Präsentation von Vorträgen und Postern auf der Tagung Archäometrie und Denkmalpflege 2021 im Online-Format informieren.

Die Zugänglichkeit zur Präsentation wird dual gestaltet in der Form, dass es einen breit in die Fachcommunity hinein veröffentlichten Link zur Tagung geben wird, der eine passive Zuhörerschaft ermöglicht. Die über das Tagungsportal angemeldeten Teilnehmer*innen können darüber hinaus aktiv an der Diskussion teilnehmen. Die Vorträge werden über einen Link für einen Teilnehmerkreis bis zu 300 Personen im Rahmen der Zoom-Konferenz sichtbar sein. Die Poster hingegen, sind nur über ein Passwort für die angemeldeten Teilnehmer*innen zugänglich.

Zweck der Verarbeitung

Um unsere Tagung durchzuführen, nutzen wir das Tool „Zoom“. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der Online-Tagung steht, ist der Arbeitskreis Archäometrie und Denkmalpflege der Deutschen Mineralogischen Gesellschaft (DMG) (nachfolgend „wir“).

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Die Datenschutzinformationen von Zoom finden Sie z.B. hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Die sind der Benutzername sowie eine Emailadresse. Diese Angaben werden nicht verifiziert und von uns nicht gespeichert.

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional)

Chat-Nachrichten: Ihre im Chat eingegebenen Nachrichten sind für alle Benutzer bzw. unter der „Privat“-Funktion für die ausgewählten Benutzer sichtbar. Schreiben Sie also nur Beiträge im Chat, die Sie allen mitteilen möchten. Wir untersagen hiermit ausdrücklich jegliche diskriminierenden, beleidigenden oder anderweitigen Beiträge, die die Persönlichkeitsrechte Dritter verletzen.

Audio- und Videoaufzeichnungen: Wir untersagen jegliche Form des Mitschnittes, Fotografieren, Screenshooting etc. der präsentierten Inhalte.

Text-, Audio- und Videodaten: Sofern Sie die Chat-, Fragen- oder Umfragen-Funktionen während der Online-Tagung nutzen, werden ggfs. die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Tagung anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Tagung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Soweit vom Host freigegeben, können Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Im Falle einer Aktivierung ihres Videos oder Audios werden Ihre Beiträge für alle Teilnehmer*innen sichtbar und können im Chat kommentiert werden. Wir bzw. der Host der Online-Tagung behält sich vor, bei vorliegenden triftigen Gründen Ihre Kamera- bzw. Videofunktion als Host vorübergehend abzuschalten (z.B. um Hintergrundgeräusche während der Vorträge zu reduzieren oder aus unter „Chat-Nachrichten“ genannten Gründen).

Um an der Online-Tagung teilzunehmen bzw. die Break-out oder Forenräume zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Benutzernamen machen. Bitte verwenden Sie wenn möglich Ihren vollständigen Namen.

Präsentationen der Vortragenden: Die Vortragenden und ihre Co-Autor*innen sind für die Inhalte ihrer Präsentationen selbst verantwortlich. Die Vortragenden sind dafür verantwortlich, die Inhalte und alle das Copyright betreffenden belange mit ihren Co-autor*innen abgestimmt zu haben. Wir weisen hiermit ausdrücklich auf die geltenden Urheberrechtsgesetze und die Konsequenzen im Falle einer Verletzung durch die Autor*innen hin. Wir weisen auch darauf hin, dass wir trotz ausdrücklicher Untersagung s.o. illegale Mitschnitte oder Aufzeichnungen durch Dritte nicht vollständig verhindern können und im Falle von Missbrauch durch Dritte eine Haftung unsererseits ausgeschlossen ist.

Posterpräsentation: Wir stellen die Poster für eine begrenzte Zeit (8 Tage zum Zeitpunkt der Tagung) auf der Tagungswebseite zur Verfügung. Der Zugang ist über Eingabe eines Passworts einem geschlossenen Kreis derjenigen Tagungsteilnehmer*innen vorbehalten, die sich zuvor für die Tagung registriert haben. Die Posterautor*innen (und Co-Autor*innen) sind für die Inhalte ihrer Präsentationen selbst verantwortlich. Wir weisen hiermit ausdrücklich auf die geltenden Urheberrechtsgesetze und die Konsequenzen im Falle einer Verletzung durch die Autoren hin. Wir weisen auch darauf hin, dass wir trotz ausdrücklicher Untersagung s.o. illegale Mitschnitte oder Aufzeichnungen durch Dritte nicht vollständig verhindern können und im Falle von Missbrauch durch Dritte eine Haftung unsererseits ausgeschlossen ist.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um die Online-Tagung durchzuführen. Wir bieten den Vortragenden als Service an, ihre Vorträge aufzuzeichnen und sie den Vortragenden zur weiteren Nutzung zur Verfügung zu stellen. Dazu ist eine aktive Zustimmung der Vortragenden notwendig. Die aufgezeichneten Vorträge werden nach 20 Tagen von uns gelöscht. Die Tatsache der Aufzeichnung würde Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Das Protokollieren der Chatinhalte ist nicht vorgesehen.

Veröffentlichung der Aufzeichnungen: Wir werden keine Videos, die in Zusammenhang mit der Tagung entstanden sind, auf der Tagungswebseite oder anderweitig veröffentlichen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung unserer Online-Tagung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung der Online-Tagung.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Online-Tagung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Durch unsere Nutzung von Zoom haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis

Wir weisen auf bestehende Leitlinien zur Einhaltung guter wissenschaftlicher Praxis hin. Entsprechende Informationen können Sie z.B. bei der DFG abrufen: https://zenodo.org/record/3923602#.X-CKi-lKg_U

Stand: 15.01.2021